Toelichting omgaan met persoonsgegevens bij scholen van de Vereniging voor Christelijk Onderwijs in Papendrecht en Sliedrecht (VCOPS)
Contactgegevens verwerkersverantwoordelijke:
Bestuurskantoor VCOPS,
Dr. Langeveldplein 16
3361 HE Sliedrecht
T: 0184-499519
E: info@vcops.nl
Contactgegevens Functionaris voor Gegevensbescherming:
E: fg@vcops.nl
De scholen van VCOPS verwerken van al hun leerlingen persoonsgegevens. Wij vinden een goede omgang met persoonsgegevens van groot belang en zijn ons bewust van de privacywetgeving. De school is verantwoordelijk voor het zorgvuldig omgaan met de persoonsgegevens van uw kind. In deze privacy toelichting leggen wij u graag uit hoe wij met de persoonsgegevens van uw kind omgaan.
Waarom verwerken wij gegevens van uw kind?
De school verwerkt persoonsgegevens van uw kind om onze (wettelijke) verplichtingen als onderwijsinstelling te kunnen nakomen. Zo hebben wij bijvoorbeeld de gegevens nodig om uw kind aan te melden als leerling op onze school en de onderwijsvoortgang en de ontwikkeling van uw kind bij te houden. Daarnaast hebben wij de wettelijke verplichting om bepaalde gegevens door te sturen naar b.v. DUO (ministerie van Onderwijs) en leerplicht. Buiten dit doorgeven van wettelijk verplichte gegevens, vragen wij altijd uw toestemming wanneer het gaat om het doorsturen van de gegevens van uw kind. Wij verwerken alleen gegevens van uw kind voor het uitvoeren van de onderwijsovereenkomst die we met uw kind hebben en/of voor het nakomen van onze wettelijke verplichtingen. Gegevens die hier niet aan voldoen zullen wij alleen met uw toestemming verwerken.
Welke gegevens verwerken wij van uw kind?
Wij verwerken diverse soorten gegevens, waarvan wij de meeste gegevens rechtstreeks van u als ouders hebben gekregen. U kunt hierbij denken aan contactgegevens en geboorteplaats. Als u de voor ons noodzakelijke gegevens niet verstrekt, kunnen wij onze (wettelijke) verplichtingen niet nakomen. De verstrekking van deze gegevens is dan ook een voorwaarde om uw kind in te kunnen schrijven bij onze school. De school verwerkt de persoonsgegevens die u verstrekte op het aanmeldformulier. Op uw eigen verzoek en met uw uitdrukkelijke toestemming verwerken wij ook medische gegevens van uw kind. Dit beperkt zich enkel tot gegevens die nodig zijn om in noodgevallen goed te kunnen handelen. U kunt bijvoorbeeld doorgeven dat uw kind diabetes een allergie heeft, zodat wij adequaat kunnen optreden in nood. De school zal u nooit dwingen dergelijke gegevens te overleggen.
Hoe gaan wij om met de gegevens van uw kind?
Bij het verwerken van de gegevens gaan wij altijd uit van noodzakelijkheid, wij zullen niet meer gegevens verwerken dan noodzakelijk is om onze rechten en plichten als onderwijsinstelling na te komen. Dit betekent ook dat wij de gegevens niet zullen gebruiken voor andere doeleinden dan wij in deze toelichting noemen.
In een aantal gevallen worden wij, zoals eerder aangegeven, verzocht om gegevens van uw kind te delen met andere organisaties. Naast de wettelijke verplichting van DUO (ministerie), zijn dit o.a. in bepaalde gevallen leerplicht, de schoolinspectie, GGD/schoolarts, samenwerkingsverband. Voor deze laatste organisaties vragen wij u om uw toestemming.
Wij kunnen commerciële derde partijen verzoeken om te ondersteunen bij het verwerken van de gegevens voor de eerder genoemde doeleinden. Denk hierbij aan applicaties om leerlingen in hun leren en/of ontwikkelen en/of de les te ondersteunen, een administratie systeem waarbij de gegevens niet op ons eigen netwerk worden opgeslagen, maar bij een andere daarin gespecialiseerde organisatie. Dit gebeurt altijd in opdracht en onder de verantwoordelijkheid van de school/de vereniging. Met deze organisaties sluiten we overeenkomsten af, waarin o.a. is vastgelegd welke gegevens er verwerkt worden en hoe deze gegevens beveiligd worden. Wij zullen de gegevens van uw kind niet delen met commerciële derde partijen voor andere doeleinden. Ook zullen wij de gegevens van uw kind nooit verkopen of verhuren aan derde partijen.
De persoonsgegevens worden veilig bewaard en binnen de school kunnen alleen die medewerkers bij de gegevens, die dat ook voor de uitvoering van hun werk nodig hebben. Daarnaast bewaren wij de gegevens niet langer dan noodzakelijk is. Wij hanteren hiervoor verschillende bewaartermijnen die wettelijk geregeld en vastgelegd zijn. De bewaartermijn van het onderwijskundig dossier is bijvoorbeeld 2 jaar na het beëindigen van de onderwijsovereenkomst. Gegevens uit de leerling administratie worden over het algemeen 7 jaar bewaard.
Welke rechten heeft een leerling en hebben ouders van leerlingen jonger dan 16 jaar?
Ouders van leerlingen van de school hebben een aantal rechten als het gaat om de persoonsgegevens van hun kind. Deze rechten zijn in de wet vastgelegd. Leerlingen en/of ouders kunnen op elk moment gebruik maken van deze rechten. Dit betekent bijvoorbeeld dat u altijd een verzoek kunt indienen om inzage te krijgen in de gegevens die wij van uw kind verwerken. Daarnaast kunt u ook een verzoek indienen om gegevens te rectificeren, te beperken of helemaal te wissen uit de systemen van de school. U heeft altijd het recht om onjuiste gegevens aan te vullen of te verbeteren. Wij zullen er vervolgens voor zorgen dat deze gegevens ook bij organisaties waarmee wij deze gegevens van uw kind delen en/of uitwisselen worden aangepast. Als u ons verzoekt om gegevens van uw kind te beperken of te wissen, zullen wij toetsen of dit mogelijk is. In deze toets houden wij ons aan de wettelijke vereisten en kijken wij bijvoorbeeld of er een wettelijke plicht is om de gegevens te bewaren.
Tevens heeft u het recht om te vragen om de gegevens, die wij over uw kind verwerken en wij van u hebben ontvangen, aan u over te dragen of op uw verzoek aan een andere organisatie. Als u het niet eens bent met hoe wij omgaan met de gegevens van uw kind, dan kunt u altijd opheldering vragen bij de directeur van de school of onze Functionaris voor Gegevensbescherming (zie de contactgegevens bovenaan deze toelichting). Indien uw probleem volgens u niet goed wordt opgelost, dan kunt u dat melden bij Autoriteit voor de Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).
Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
VCOPS gebruikt alleen technische en functionele cookies. En analytische cookies die geen inbreuk maken op je privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op je computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld je voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van jouw browser verwijderen
September 2018
